‘Aanbesteding is een dialoog tussen inkoper en ondernemer’

Aanbestedingen van de overheid aan mkb-ondernemers kunnen stroef verlopen. Ireen Hardenbol raadt daarom actief overleg aan tussen inkopers en ondernemers. Zo wordt optimaal geprofiteerd van de expertise van beide kanten.

Aanbestedingen kunnen rekenen op een stipnotering in de hoofdpijntop-10 van mkb-ondernemers. De procedures zijn stroperig, de papieren rompslomp is enorm en de uitkomst is altijd onzeker.

Steeds meer mkb-ondernemers zien daarom af van het inschrijven op overheidsopdrachten. En dat is jammer. Niet alleen voor de ondernemer, voor wie een overheidsopdracht in deze tijden het verschil kan maken, maar ook voor de overheid zelf. Want een florerend mkb houdt de (lokale) economie en werkgelegenheid op peil.

Overheden zijn – zeker onder druk van de economische crisis – daarom in toenemende mate bereid het mkb nadrukkelijker kansen te bieden. En daar kunnen ze wel wat hulp bij gebruiken. Uw hulp.

Wat moet u weten?
De overheid geeft belastinggeld uit. Dat mag niet zomaar. Alle geïnteresseerde ondernemers moeten gelijke kansen hebben om overheidsopdrachten te winnen als ze aan de eisen voldoen. Die eisen worden geformuleerd door de inkopende overheid. En inkopers zijn ook maar mensen: ze kunnen onmogelijk overal verstand van hebben.

Het probleem is dat inkopers niet of nauwelijks praten met de markt, om te voorkomen dat ze worden beticht van vriendjespolitiek. Ondernemers op hun beurt klagen niet (op tijd) over misstanden en daardoor blijven fouten in de aanbestedingsstukken onopgemerkt.

U kunt – onder voorwaarden – meedenken over de te formuleren opdracht en over de eisen. De overheid moet daar wel voor openstaan. Soms is daar politieke druk voor nodig, bijvoorbeeld van de gemeenteraad.

En de nieuwe Aanbestedingswet?
Wie reikhalzend uitziet naar de nieuwe Aanbestedingswet om de praktijk te verbeteren, kijkt de verkeerde kant op. Aanbesteden is maatwerk. Dat betekent dat inkopende overheden per keer bepalen aan welke eisen inschrijvers en hun offertes moeten voldoen. De wetgever laat daarom veel ruimte aan de praktijk om de problemen te verhelpen.

Wat moet er gebeuren?
Inkopers hebben verstand van inkopen en ondernemers van ondernemen. De praktijk moet terug naar een situatie waarin ieder doet waarin hij goed is. Dat kan alleen als inkopende overheden bereid zijn ondernemend te gaan aanbesteden. Dat wil zeggen: de expertise van de markt inwinnen als het gaat om het formuleren van eisen. Ondernemers zijn de enige echte experts als het op opdrachtspecificaties aankomt. Hen laten meepraten over de eisen aan zowel de opdracht als de inschrijver is de enige garantie dat voldoende mkb-ondernemers een kans maken. Dat is goed voor de (lokale) economie en leidt ook tot een goed uitgevoerde opdracht. Er is dus in een vroeg stadium overleg nodig tussen inkopers en inschrijvers in plaats van een dictaat van inkopers aan de markt.

Wat kunt u zelf doen?
Bied uw expertise aan. U weet als geen ander wat er (on)mogelijk is. Leg uit welke eisen problematisch zijn en kom met alternatieven. Dring aan op ondernemend aanbesteden, zodat u met branchegenoten kunt meedenken over de eisen. Als u er vroeg bij bent, kunt u onnodige fouten voorkomen en ervoor zorgen dat u weer een kans maakt. Een beetje ondernemer laat zo’n kans niet liggen. Een beetje inkoper trouwens ook niet.

Door Ireen Hardenbol op fd.nl