Gevolgen van de gezondheidsmaatregelen ingevolge Covid-19 op de overheidsopdrachten

Naar aanleiding van de inperkingsmaatregelen van de Nationale Veiligheidsraad worden veel vragen gesteld over de goede werking van overheidsopdrachten, zowel wat betreft de gunning als de uitvoering.

Vanaf wanneer is er sprake van een zeer belangrijk nadeel ? (vraag voor opdrachtnemers)

De omvang van het door de opdrachtnemer geleden nadeel wordt uitsluitend beoordeeld op basis van de elementen die eigen zijn aan de opdracht in kwestie.

Bij opdrachten voor werken moet de omvang van het geleden nadeel ten minste 2,5 procent bedragen van het initiële opdrachtbedrag, opdat dit aanzien zou worden als een zeer belangrijk nadeel. Indien de opdracht geplaatst wordt op basis van de prijs alleen, op basis van de kosten of op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding waarbij het prijscriterium ten minste vijftig procent uitmaakt van het totaal gewicht van de gunningscriteria, is de drempel van het zeer belangrijk nadeel in elk geval bereikt vanaf volgende bedragen:

a)           175.000 euro voor opdrachten waarvan het initiële opdrachtbedrag hoger is dan 7.500.000 euro en lager of gelijk is aan 15.000.000 euro;

b)           225.000 euro voor opdrachten waarvan het initiële opdrachtbedrag hoger is dan 15.000.000 euro en lager of gelijk is aan 30.000.000 euro;

c)            300.000 euro voor opdrachten waarvan het initiële opdrachtbedrag hoger is dan 30.000.000 euro.

Dezelfde werkwijze is van toepassing bij de opdrachten voor diensten die in bijlage 1 bij het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten zijn opgenomen. Voor een oplijsting van deze diensten, zie bijlage.

Bij de opdrachten voor leveringen en diensten, andere dan deze opgenomen in de voormelde bijlage 1, moet de omvang van het geleden nadeel ten minste vijftien procent bedragen van het initiële opdrachtbedrag, opdat dit aanzien zou worden als een zeer belangrijk nadeel.

Mag ik gebruik maken van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking of een versnelde procedure ? (vraag voor aankopers)

Om de crisis covid-19 aan te pakken, kunt u overwegen de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking aan te wenden. De gezondheidscrisis waarmee we te maken hebben, laat u echter niet toe om af te wijken van de toepassingsvoorwaarden van deze procedure (zie artikel 42 van de wet van 17 juni 2016 op de overheidsopdrachten).

De wetgeving inzake overheidsopdrachten staat zo toe dat de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking wordt gebruikt, voor zover dit strikt noodzakelijk is, wanneer de termijnen van de openbare procedure, de niet-openbare procedure of de mededingingsprocedure met onderhandeling niet in acht kunnen worden genomen wegens dwingende spoed die voortvloeit uit onvoorzienbare gebeurtenissen voor de aanbestedende overheid. Aan al deze voorwaarden moet op cumulatieve wijze voldaan zijn.

In de context van de huidige crisis zou het dus mogelijk kunnen zijn om voor bepaalde dringende en noodzakelijke overheidsopdrachten (bijvoorbeeld voor de aankoop van beschermingsmaskers) de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking te gebruiken.

Indien van deze procedure gebruik wordt gemaakt, is de aanbestedende overheid verplicht om, voor zover mogelijk, meerdere ondernemers te raadplegen. De eventuele onmogelijkheid om meerdere ondernemers te raadplegen moet altijd worden gemotiveerd, zoals het gebruik van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking zelf.

Daarbij zou wel in acht moeten worden genomen dat dergelijke opdrachten alleen kunnen worden geplaatst voor een bedrag en een looptijd die strikt noodzakelijk zijn voor het invullen van de dringende behoeften. Indien nodig, als de crisis aanhoudt, kunnen de opdrachten  worden verlengd, of kan opnieuw gebruik worden gemaakt van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking op dezelfde grond.

Er wordt eveneens aan herinnerd dat de aanbestedende overheid ook voor de opdrachten geplaatst door middel van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking en die de drempel voor de Europese bekendmaking bereiken, een aankondiging van gegunde opdracht moeten bekendmaken en dit uiterlijk binnen de dertig dagen na de sluiting van de opdracht (zie artikel 62 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten).

Ten slotte kan de aanbestedende overheid, indien de voorwaarden voor het gebruik van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking niet zijn vervuld, overwegen om een versnelde procedure toe te passen om de termijnen van de procedures in te korten. Van deze versnelde procedure kan gebruik worden gemaakt wanneer de minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes wegens het spoedeisende karakter ervan niet in acht kan worden genomen. Het gebruik van deze procedure moet naar behoren worden gemotiveerd en is alleen denkbaar als de normale termijnen voor de ontvangst van de verzoeken tot deelneming en de offertes niet haalbaar zijn.

Voor verdere inlichtingen wordt doorverwezen naar de Mededeling van de Europese Commissie – Richtsnoeren van de Europese Commissie betreffende het gebruik van het kader voor overheidsopdrachten in de door de Covid‐19-crisis veroorzaakte noodsituatie (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=OJ:JOC_2020_108_… ).

Kan ik de procedure na de gezondheidscrisis reactiveren wanneer de termijn voor de indiening van de offertes is verstreken, maar er nog geen gunningsbeslissing is genomen? (vraag voor de aankopers)

Het is mogelijk om een procedure waarvoor offertes zijn ontvangen, maar waarbij nog geen gunningsbeslissing werd genomen, opnieuw te activeren.

De aanbestedende overheid moet daarbij als volgt te werk gaan:

Na de crisis en vóór de gunning van de opdracht zal de aanbestedende overheid de inschrijver die de economisch meest voordelige offerte heeft ingediend, schriftelijk moeten verzoeken of hij ermee instemt zijn offerte te handhaven.

Indien hij hiermee instemt, kan de gunning en de sluiting van de opdracht plaatsvinden.

Als hij alleen toestemming geeft onder voorbehoud van een wijziging, kan de opdracht aan hem worden gegund onder de dubbele voorwaarde dat de omstandigheid (in dit specifieke geval de covid-19 gezondheidscrisis) zich heeft voorgedaan na de uiterste datum en het uiterste tijdstip voor de indiening van de offertes en dat zijn offerte de economisch meest voordelige blijft.

Als aan deze voorwaarden niet voldaan is, richt de aanbestedende overheid zich:

1° hetzij achtereenvolgens, volgens de rangschikking, tot de andere regelmatige inschrijvers (waarbij toepassing wordt gemaakt van de dubbele hierboven vermelde voorwaarde) ;

2° hetzij gelijktijdig alle andere regelmatige inschrijvers met een verzoek hun offertes te herzien op basis van de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht. De aanbestedende overheid moet de opdracht gunnen en sluiten op basis van de offerte die de economisch meest voordelige is geworden. De gevraagde wijzigingen moeten ook het gevolg zijn van omstandigheden die zich na de limietdatum en -uur voor de indiening van de offertes hebben voorgedaan.

(zie artikel 89 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren)

Welke formaliteiten zijn van toepassing om onvoorzienbare omstandigheden in te roepen? (vraag voor de opdrachtnemers)

De procedure  verloopt in twee stappen :

Vooreerst moet u als u onvoorzienbare omstandigheden wil inroepen, de ingeroepen feiten en omstandigheden waarop u zich baseert schriftelijk kenbaar maken en dit binnen de dertig dagen ofwel nadat ze zich hebben voorgedaan of na de datum waarop u ze had moeten kennen. De naleving van deze termijn is van belang aangezien deze is voorgeschreven op straffe van verval (art. 38/14 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten).  Het mag daarbij niet gaan om een eenvoudige verwijzing naar  “de maatregelen in het kader van de bestrijding van het covid-19 virus”.

In deze kennisgeving moet u bondig de invloed van de ingeroepen feiten of omstandigheden op het verloop en de kostprijs van de opdracht vermelden (art. 38/15 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten). Het feit dat de aanbestedende overheid reeds op de hoogte is van de problemen ingevolge het Covid-19 virus ontslaat u geenszins van deze kennisgeving.

In een tweede fase dient u het eigenlijke schriftelijke verzoek om toepassing te maken van de in artikel 38/9 van het koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten bedoelde herzieningsclausule in te dienen bij de aanbestedende overheid. Deze moet gepaard gaan met een becijferde rechtvaardiging en moet ingediend worden :

1° vóór het verstrijken van de contractuele termijnen om termijnverlenging of de verbreking van de opdracht te verkrijgen;

2° uiterlijk negentig dagen volgend op de datum van betekening aan de opdrachtnemer van het proces-verbaal van de voorlopige oplevering van de opdracht om een andere herziening van de opdracht dan die vermeld in 1° of schadevergoeding te verkrijgen;

3° uiterlijk negentig dagen na het verstrijken van de waarborgperiode om een andere herziening van de opdracht dan die vermeld in 1° of schadevergoeding te verkrijgen, wanneer dit verzoek tot toepassing van de herzieningsclausule zijn oorsprong vindt in feiten of omstandigheden die zich hebben voorgedaan tijdens de waarborgperiode.

Deze termijnen zijn vervaltermijnen. Beide fasen kunnen zo nodig samen vallen, maar dit is doorgaans niet het geval.

Kan in de datum voor de indiening van de offertes nog verdagen ? (vraag voor de aankopers)

Als uw opdracht reeds bekendgemaakt werd, is het niet te laat om de datum voor de indiening van de offertes te wijzigen. De termijnen die in de reglementering voorzien zijn voor het indienen van de offertes zijn minimumtermijnen. Ze zouden dus kunnen worden verlengd indien nodig. Er zij op gewezen dat een aanbestedende overheid, overeenkomstig artikel 59 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, de verplichting heeft om de termijnen voor de ontvangst van de offertes en de aanvragen tot deelneming vast te stellen rekening houdend met de complexiteit van de opdracht en de tijd die nodig is om de offertes voor te bereiden.

Het is in het belang van een aanbestedende overheid om voldoende interessante en kwalitatieve offertes te kunnen ontvangen. De covid-19 crisis veroorzaakt immers vaak ernstige gevolgen voor de ondernemers. Als de ondernemers al niet hun deuren zonder meer hebben gesloten, werden ze geconfronteerd met een inkrimping van hun personeelsbestand, een reorganisatie van hun werkmethoden en soms zelfs met moeilijkheden om zich te bevoorraden of met moeilijkheden op het vlak van de beschikbaarheid van hun onderaannemers. Deze situatie kan ook leiden tot problemen bij het vaststellen van de prijzen en het tijdig indienen van offertes.

In het licht van hetgeen voorafgaat heeft een aanbestedende overheid er alle belang bij om na te gaan of de datum voor de indiening van de offertes moet worden uitgesteld. Deze kwestie moet geval per geval worden beoordeeld, waarbij rekening moet worden gehouden met de continuïteit van de openbare dienst en alle specifieke kenmerken van de opdracht.

Gezien de vele onzekerheden als gevolg van de covid-19 crisis kan een verlenging met ten minste een maand aangewezen zijn.

Afhankelijk van de gevolgde procedure wordt de indiening van de offertes opgeschort per post/e-mail of door de publicatie van een rechtzettingsbericht.

Ingevolge de covid-19 crisis stel ik als aanbestedende overheid vast dat de goede uitvoering van de opdracht in het gedrang kan komen. Welke acties kan ik ondernemen ? (vraaf voor de aankopers)

Afhankelijk van het geval kan u de volgende maatregelen nemen :

1. De wijziging van de opdracht

a) de deminis-regel :

Als zich een wijziging opdringt ingevolge de covid-19 crisis, dan kan de aanbestedende overheid vooreerst overwegen gebruik te maken van de zogenaamde “de minimis” wijzigingsmogelijkheid (artikel 38/4 koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten). De aanbestedende overheid kan hiervan gebruikmaken mits naleving van de volgende voorwaarden :

1° het bedrag waarmee de wijziging gepaard gaat moet lager zijn dan zowel de toepasselijke drempel voor de Europese bekendmaking, als tien procent van de waarde van de aanvankelijke opdracht voor leveringen en diensten en vijftien procent van de waarde van de aanvankelijke opdracht voor werken;

2° wanneer opeenvolgende wijzigingen plaatsvinden, moet het bedrag waarmee de wijziging gepaard gaat beoordeeld worden op basis van de netto-cumulatieve waarde van de opeenvolgende wijzigingen ;

3° de algemene aard van de opdracht mag niet gewijzigd worden.

b) Op basis van de bepalingen omtrent de ontwrichting van het contractueel evenwicht wegens onvoorzienbare omstandigheden :

Er mag eveneens een wijziging worden doorgevoerd (zonder nieuwe plaatsingsprocedure) indien de wijziging het noodzakelijk gevolg is van omstandigheden die een zorgvuldige aanbestedende overheid niet kon voorzien (zie artikel 38/2 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten).

Ingevolge de covid-19 crisis kunnen zich inderdaad  problemen voordoen die onvoorzienbaar waren voor de aanbestedende overheid en die de uitvoering van de opdracht verstoren. Het feit dat rekening moet gehouden worden met de maatregelen omtrent telewerk of social distancing, kan er bijvoorbeeld toe leiden dat bepaalde diensten niet langer op het initieel voorziene tijdstip kunnen uitgevoerd worden of dat de opdracht op een andere wijze moet worden uitgevoerd.

Het wijzigingsrecht van de aanbestedende overheid is echter geenszins onbeperkt en aan strikte voorwaarden onderworpen. Het moet gaan om een wijziging die het “noodzakelijk gevolg” is van omstandigheden die een zorgvuldige aanbestedende overheid niet kon voorzien. Dit betekent dan ook dat de huidige covid-19 niet mag aangegrepen worden om,  althans op basis van artikel 38/2 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013, wijzigingen door te voeren die niet nodig zijn om het hoofd te bieden aan de gevolgen die voortvloeien uit de bestrijding van de covid-19 crisis.  De prijsverhoging die desgevallend volgt uit de wijziging mag niet hoger zijn dan vijftig procent van de waarde van de oorspronkelijke opdracht (deze voorwaarde geldt niet voor de overheidsopdrachten in de speciale sectoren). De wijziging mag daarnaast ook geen verandering teweeg in de algemene aard van de opdracht. Opeenvolgende wijzigingen mogen ook niet worden gebruikt om de wetgeving inzake overheidsopdrachten te omzeilen.

Om de opdracht te kunnen wijzigen is geen clausule nodig in de opdrachtdocumenten.

Als het gaat over een opdracht die de drempel voor de Europese bekendmaking bereikt, zal de aanbestedende overheid een bericht moeten bekendmaken van de wijziging in het Publicatieblad van de Europese Unie en in het Bulletin der Aanbestedingen.

Tot slot wordt nog vermeld dat deze mogelijkheid om wijzigingen aan te brengen aan de opdracht ingevolge onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de aanbestedende overheid, ook openstaat voor overheidsopdrachten die geplaatst werden vóór 30 juni 2017.

c) Verbrekingsmogelijkheid op grond van artikel 1794 BW

Volgens artikel 1794 van het Burgerlijk Wetboek kan de opdrachtgever bovendien, voor de opdrachten van werken en diensten, de aanneming tegen vaste prijs door zijn enkele wil verbreken, ook al is het werk reeds begonnen, mits hij de aannemer schadeloos stelt voor al zijn uitgaven, al zijn arbeid, en alles wat hij bij die aanneming had kunnen winnen. Hoewel formeel gezien geen kennisgeving van de aanbestedende overheid wordt opgelegd, is het vrij vanzelfsprekend dat hiertoe voorafgaand contact zou worden opgenomen met de opdrachtnemer.

2. De schorsing van de opdracht (op bevel van de aanbestedende overheid zonder schadevergoeding)

Dit zijn de belangrijke elementen wat de schorsing betreft :

– een schorsing van de uitvoeringstermijn moet het gevolg zijn van omstandigheden waaraan de aanbestedende overheid vreemd is waardoor de opdracht, naar oordeel van deze laatste, niet zonder bezwaar op dat ogenblik kan worden verdergezet (zie artikel 38/12 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten). Deze hypothese is echter alleen van toepassing op de overheidsopdrachten die werden geplaatst vanaf 28 april 2018;

– een dergelijke schorsing verschaft geen recht op schadevergoeding;

– de opdrachtdocumenten kunnen eveneens een herzieningsclausule bevatten waarin de overheid zich het recht voorbehoudt om de opdracht gedurende een bepaalde periode te schorsen. Eén en ander hangt in een dergelijk geval af van de betreffende herzieningsclausule;

– op de aanbestedende overheid rust een kennisgevingsplicht wanneer deze een opdracht schorst (zie artikel 38/14 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013). Zij moet de ingeroepen feiten of omstandigheden waarop ze zich baseert, schriftelijk kenbaar maken binnen de dertig dagen na het voorval of binnen de dertig dagen na de datum waarop ze deze normaal had moeten kennen. Het spreekt voor zich dat het echter aanbeveling verdient de schorsing zo snel mogelijk aan de opdrachtnemer te melden.

Indien het gaat om een opdracht die werd geplaatst vóór 28 april 2018 en indien er geen clausule zou zijn opgenomen in de opdrachtdocumenten omtrent de mogelijkheid tot schorsing door de aanbestedende overheid, terwijl een dergelijke schorsing zich in het licht van de omstandigheden wel opdringt, zal deze laatste, zo nodig, moeten nagaan of een schorsing mogelijk is op grond van artikel 38/2 of artikel 38/5 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013.

3. Het spreekt tot slot voor zich dat het raadzaam is zo spoedig mogelijk contact op te nemen met de opdrachtnemer (in de gegeven context wellicht telefonisch of via video-conferentie) om de concrete mogelijkheden te verkennen alsook om de schadelijke gevolgen voor zowel de aanbestedende overheid als de opdrachtnemer zoveel als mogelijk te kunnen beperken.

Kan ik een elektronische aangetekende zending versturen? (vraag voor de aankopers)

De wetgeving overheidsopdrachten laat toe om aangetekende zendingen elektronisch te versturen, waardoor het gemakkelijker wordt om te telewerken en sommige verplaatsingen kunnen worden vermeden (zowel voor de aanbesteders als de ondernemers).

Aangetekende zendingen zijn met name vereist voor het versturen van de kennisgevingen van de gunningsbeslissingen in het kader van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies en voor de kennisgeving van de sluiting van de opdracht. Ook voor een aantal formaliteiten in het kader van de uitvoering moet gebruik worden gemaakt van aangetekende zendingen (of van “elektronische zendingen die op vergelijkbare wijze de exacte datum van de verzending waarborgt”).

Hoewel artikel XII.25, § 1, van het Wetboek van economisch recht (hierna WER) voorziet dat niemand verplicht kan worden rechtshandelingen langs elektronische weg te stellen, lijkt het in de huidige situatie opportuun om de voordelen van elektronische transacties te benadrukken. Het staat ondernemers vrij om vrijwillig het gebruik van elektronische communicatiemiddelen en elektronische transacties te aanvaarden om alzo in deze omstandigheden operationeel te blijven. Daarnaast kan ook in de opdrachtdocumenten een clausule worden opgenomen dat gebruik gemaakt dient te worden van elektronische communicatiemiddelen, met inbegrip van de elektronische aangetekende zending. Door de indiening van de aanvraag tot deelneming of de offerte zal de kandidaat of inschrijver zich akkoord verklaren met het gebruik van de elektronische aangetekende zending.

Hoewel de wetgeving overheidsopdrachten enkel melding maakt van een aangetekende zending is het belangrijk erop te wijzen dat de eIDAS verordening en het Wetboek van economisch recht voorzien dat enkel de gekwalificeerde elektronische aangetekende zending kan genieten van assimilatie met een papieren aangetekende zending. Hieraan zijn verschillende juridische voordelen verbonden, m.n. op vlak van bewijswaarde.

Om tegemoet te komen aan de bezorgdheid dat een elektronische aangetekende zending het akkoord voor het gebruik van deze methode vereist van de ontvanger, heeft de Belgische wetgever voorzien in de mogelijkheid om de dienst van de hybride elektronische zending te gebruiken (Bijlage II, Art. XII.N2 WER). Hierbij wordt de gekwalificeerde elektronische aangetekende zending gematerialiseerd en zal de verzender niet afhankelijk zijn van het akkoord van de ontvanger om de aangetekende zending elektronisch te ontvangen. Indien voldaan is aan de voorwaarden van de Bijlage II van de Digital Act wordt de hybride aangetekende zending gelijkgesteld met de gekwalificeerde aangetekende zending.

De effectieve datum van deponering of verzenddatum van de hybride aangetekende zending is deze van de elektronische verzending (datum van deponering bij de dienstverlener van de gekwalificeerde elektronische aangetekende zending) en niet de datum van de afgifte van de gematerialiseerde elektronische aangetekende zending bij de postdienstverlener. De datum op het bericht van de elektronische aangetekende zending moet eveneens op of in de gematerialiseerde verzending voorkomen.

Daarbij hoort echter nog de volgende kanttekening: sommige dienstverleners van gekwalificeerde elektronische aangetekende zendingen bieden oplossingen aan waarbij de verzender zelf kan kiezen na hoeveel dagen de gekwalificeerde elektronisch aangetekende zending wordt “omgezet” naar een papieren aangetekende zending (later dan “de werkdag volgende op de deponering” zoals voorzien voor een hybride zending in bijlage II bij de digital Act). De verzender dient er in dat geval vanuit te gaan dat de datum van de aangetekende zending niet langer de datum van de elektronische verzending is, maar wel de datum dat de gematerialiseerde elektronische zending wordt aangeboden bij de postdienstverlener.

Daarnaast kan ook het gebruik van de eBox overwogen worden. Artikel 7 van de wet van 27 februari 2019 inzake de elektronische uitwisseling van berichten via de eBox bepaalt dat de elektronische uitwisseling van berichten via de eBox dezelfde rechtsgevolgen tot stand brengt als de uitwisseling op niet-elektronische dragers en dat deze uitwisseling wordt geacht te voldoen aan een eventuele verplichting tot gebruik van een aangetekende zending, al dan niet met ontvangstbewijs. Er dient wel op gewezen te worden dat de eBox in de praktijk voorlopig enkel gebruikt kan worden voor communicatie vanwege de overheid aan burgers en bedrijven, niet andersom. Er is met andere woorden nog geen systeem van bi-directionele communicatie geïmplementeerd. Daarnaast geldt de juridische waarde voorzien in artikel 7 enkel in een louter Belgische context: van een Belgische overheid naar een Belgische onderneming of burger. Voor de communicatie met buitenlandse ondernemingen biedt de eBox dus niet dezelfde juridische zekerheid als een gekwalificeerde elektronische aangetekende zending. Het voordeel is wel dat het gebruik van de eBox gratis is en dat de ingeschreven ondernemingen reeds gewoon zijn om hiermee te werken. Een overheid die de eBox wil gebruiken, kan echter in sommige gevallen geconfronteerd worden met kosten om de eBox in haar werkprocessen te integreren.

De overheden die zich hebben aangemeld als “documentverzender” beschikken overigens over de mogelijkheid om te weten te komen of een Belgische onderneming zijn eBox reeds heeft geactiveerd.

Verdere inlichtingen omtrent de e-Box is beschikbaar of de volgende internetsites :

https://info.eboxenterprise.be/

https://info.eboxenterprise.be/fr/pour-les-expediteurs-fournisseurs.html

Voor eventuele technische vragen kan contact opgenomen worden met de beheerder van eBox via:

eBoxIntegration@smals.be (link stuurt een e-mail)

Als gekozen wordt voor diverse verzendingsmogelijkheden in eenzelfde plaatsingsprocedure, met name gebruik van eBox waar mogelijk enerzijds en een dienstverlener voor het versturen van gekwalificeerde elektronische aangetekende zendingen anderzijds, wordt er beter over gewaakt dat de in aanmerking te nemen datum van verzending dezelfde is ten aanzien van alle aangeschreven ondernemers.

Verdere inlichtingen omtrent het gebruik van elektronische middelen is beschikbaar of de volgende internetsites :

https://economie.fgov.be/nl/themas/online/elektronische-handel/elektronische-handtekening-en/covid-19-hoe-kan-ik-de

 

Kan ik een verlenging van de geldigheidsduur van de offertes aanvragen? (vraag voor aankopers)

 

Als uw opdracht zich in de fase van de beoordeling van de offertes bevindt, is het mogelijk om een verlenging van de geldigheidsduur van de offertes aan te vragen. Deze verlenging kan echter niet worden toegekend zonder de toestemming van de ondernemer (zie artikel 58 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren). Deze mogelijkheid kan worden toegepast wanneer u wordt geconfronteerd met een vertraging in de follow-up van uw procedure en de geldigheid van de ontvangen offertes waarschijnlijk zal aflopen. Indien de covid-19 crisis echter een aanzienlijke invloed kan hebben op de prijzen die door de ondernemers worden aangeboden, is het wellicht beter om gebruik te maken van het in artikel 89 van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren van 18 april 2017 bedoelde mechanisme (zie hieronder voor de FAQ die hieraan werd gewijd).

Deze kwestie moet geval per geval worden beoordeeld, waarbij rekening moet worden gehouden met de continuïteit van de openbare dienst en alle bijzonderheden van de opdracht.

Kan ik als opdrachtnemer de maatregelen in het kader van de bestrijding van het covid-19 virus en de gevolgen die hieruit voortvloeien inroepen als onvoorzienbare omstandigheid in het kader van de uitvoering een OO ?

Vanzelfsprekend hangt één en ander af van de concrete situatie, maar in heel wat gevallen kan de uitvoering in het gedrang komen wegens, bijvoorbeeld, de verminderde beschikbaarheid van personeel ingevolge het in medische quarantaine plaatsen van personen en/of het feit dat rekening moet gehouden worden met de maatregelen omtrent social distancing (voor functies waarbij telewerk niet kan toegepast worden), waardoor zich ingrijpende wijzigingen opdringen wat de arbeids- en werforganisatie betreft. Sommige bedrijven die niet opgenomen zijn in de lijst van essentiële bedrijven en die in de onmogelijkheid verkeren om deze laatste maatregelen omtrent social distancing te respecteren, werden intussen verplicht gesloten. Deze omstandigheden kunnen zodoende, in sommige gevallen, een ontwrichting van het contractueel evenwicht met zich meebrengen in het nadeel van de opdrachtnemer, waardoor zich een wijziging van de opdracht opdringt (zie artikel 38/9 koninklijk besluit van 14 januari 2013). De maatregelen in het kader van de bestrijding van het covid-19 virus zullen echter niet automatisch een onvoorzienbare omstandigheid in de voormelde zin inhouden, maar afhangen van de concrete situatie, hetgeen geval per geval beoordeeld moet worden.

De opdrachtnemer moet de aanbestedende overheid hiervan schriftelijk in kennis stellen, waarbij hij de onvoorzienbare feiten of omstandigheden moet vermelden, en dit binnen een termijn van dertig dagen. Zie, voor verdere uitleg over de formaliteiten die hierbij nageleefd moeten worden, de afzonderlijke FAQ die hieromtrent werd opgemaakt.

Het valt aan te raden de opdrachtdocumenten te consulteren van de betreffende opdracht. Daarin zou immers een herzieningsclausule moeten zijn opgenomen, waarin de modaliteiten voor de herziening van de opdracht worden bepaald wanneer het contractueel evenwicht van de opdracht wordt ontwricht in het nadeel van de opdrachtnemer om welke omstandigheden ook die vreemd zijn aan de aanbesteder.

Evenwel, ook als een dergelijke clausule niet voorzien is in de opdrachtdocumenten, wordt de in artikel 38/9 van het koninklijk besluit van 4 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten vermelde regeling geacht van rechtswege van toepassing te zijn. De aanbestedende overheid zal de opdracht in een dergelijk geval slechts kunnen aanpassen voor zover dit onder één van de andere toegelaten wijzigingsmogelijkheden valt.

Hoe kan ik gekwalificeerde dienstverleners vinden voor het elektronisch verzenden van aangetekende zendingen? (vraag voor de aankopers)

Deze dienstverleners zijn terug te vinden op de volgende website van de Europese Commissie via de volgende link:https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/

Op deze website kunnen de dienstverleners per land worden weergegeven. Belgische aanbesteders kunnen een dienstverlener uit een ander land van de Europese Unie aanduiden.

Het spreekt voor zich dat er beperkingen kunnen optreden ingevolge de taal of talen waarin deze diensten worden verricht, zeker voor de aanbesteders die onderworpen zijn aan bepaalde taalwetgeving. Vanzelfsprekend moet de wetgeving overheidsopdrachten eveneens worden nageleefd voor deze aanduiding.

Leveranciers die de dienst van elektronische aangetekende zending aanbieden, kunnen worden herkend aan de vermelding “QeRDS” (qualified electronic registered delivery service).

Moet ik het bevel geven om de werken aan te vatten? (vraag voor de aankopers)

Indien de opdracht gesloten is zonder dat er een bevel tot uitvoering is gegeven, is het in het belang van de aanbestedende overheid om te overwegen of de aanvang van de opdracht moet worden uitgesteld.

De covid-19-crisis heeft inderdaad enorme gevolgen teweeg gebracht voor de ondernemers. Sommige marktdeelnemers werden, als ze hun deuren al niet zonder meer hebben gesloten, geconfronteerd met een inkrimping van hun personeelsbestand, een reorganisatie van hun werkmethoden en soms zelfs met moeilijkheden om zich te bevoorraden of moeilijkheden op het vlak van de beschikbaarheid van hun onderaannemers.

Deze kwestie moet geval per geval worden beoordeeld, waarbij rekening moet worden gehouden met de continuïteit van de openbare dienst en alle bijzonderheden van de opdracht.

Om welke vormen van herziening kan ik verzoeken in geval van ontwrichting van het contractueel evenwicht? (vraag voor opdrachtnemers)

De herziening kan bestaan uit hetzij een verlenging van de uitvoeringstermijn hetzij, wanneer er sprake is van een zeer belangrijk nadeel, een andere vorm van herziening of de verbreking van de opdracht.

Mag ik ervan afzien om de procedure verder te zetten indien offertes werden ingediend maar nog geen enkele beslissing werd genomen ? (vraag voor de aankopers)

Wanneer de covid-19 crisis een aanzienlijke impact heeft op een opdracht waarvoor offertes zijn ingediend maar nog geen gunningsbeslissing is genomen, kunt u beslissen om van de procedure af te zien, bijvoorbeeld wanneer de opdracht irrelevant is geworden of wanneer de begrotingssituatie een drastische herschikking van de middelen vereist aangezien de aanbestedende overheid nieuwe uitdagingen moet aangaan ingevolge covid-19 (zie artikel 85 van de wet van 17 juni 2016 op de overheidsopdrachten). Er moet echter wel voor worden gezorgd dat uw beslissing goed wordt gemotiveerd.

De situatie moet geval per geval worden onderzocht, waarbij rekening moet gehouden worden met de continuïteit van de openbare dienst.

Informatie FOD Kanselarij van de Eerste Minister

Comments are closed.