De opdrachten in gedeelten : Richtsnoeren van de Commissie voor de Overheidsopdrachten

A. WETTELIJK KADER

De mogelijkheid om een opdracht in gedeelten op te delen wordt geboden door de artikelen 57 en 135 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, respectievelijk voor de klassieke en speciale sectoren, alsook door artikel 33 van de wet van 13 augustus 2011 inzake opdrachtenen bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie-en veiligheidsgebied. De onderhavige richtlijnen worden echter opgesteld op basis van artikel 57 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. De bijzonderheden die van toepassing zijn in de speciale sectoren en voor de opdrachten op defensie-en veiligheidsgebied, worden dus niet verder behandeld.

B. WAT IS EEN OVERHEIDSOPDRACHT IN GEDEELTEN?

Een overheidsopdracht kan meerdere gedeelten omvatten. Er zijn twee soorten gedeelten: vaste en voorwaardelijke gedeelten.Vaste gedeelten zijn gedeelten waardoor de aanbestedende overheidgebonden isingevolge de sluiting van de opdracht. Uit deze sluiting volgt noodzakelijkerwijs dat om de uitvoering van deze gedeelten verzocht zal worden. Ieder vast gedeelte kan echter het voorwerp uitmaken van een afzonderlijk bevel om de uitvoeringaan te vatten.Voorwaardelijke gedeelten zijn gedeelten waardoor de aanbestedende overheidniet gebonden islouter door de sluiting van de opdracht. Hoewel de opdrachtnemer verplicht een offerteheeft ingediend voor dezegedeelten en door deze offertegebonden is, is de aanbestedende overheidniet verplicht ze te bestellen. Om dezegedeelten uit te voeren moet deaanbestedende overheidde opdrachtnemer in kennis stellenvan zijn beslissing omdezeuit te voeren.De verdeling van de opdracht in gedeelten laat met name toe om deuitvoering van de opdracht te spreiden in de tijd. Het is mogelijk om een opdracht uit te werken die bestaat uit één of meer vaste gedeelten en één of meer voorwaardelijke gedeelten. Echter is het niet mogelijk om een opdracht uit te werken die alleen bestaat uit voorwaardelijke gedeelten. Een opdracht met gedeelten mag nietworden verward met een opdracht met verlengingen. In een opdracht met verlengingen wordt de uitvoering van eenzelfde prestatie voorzienonder dezelfde voorwaarden als dezevoorzien voor de initiële opdracht,daar waarde uit te voeren prestaties bij de opdracht in gedeeltenverschillend kunnen zijn, hoewel elk gedeelte deel uitmaakt van een coherent geheel en eenlink vertoont met de vorige gedeelten. De opdracht in gedeelten mag evenmin verward worden met de raamovereenkomst. Het sluiten van een raamovereenkomst houdt op zich niet in dat er daadwerkelijk prestatiesworden besteld. Opdrachten gebaseerd op eengesloten raamovereenkomst zijn onafhankelijk van elkaar. Hoewel de voorwaarden van latere opdrachten (bijvoorbeeld eenheids-en/of forfaitaire prijzen) binnen een gemeenschappelijk contractueel kader worden vastgesteld, kunnen bepaalde elementen bij de gunning van elke volgende opdracht worden gespecificeerd (bijvoorbeeld de uit te voeren hoeveelheden). De opdrachtnemermoetalleen de prestatiesverrichten die formeel besteld zijn naafloop van de plaatsingvan dergelijke opdrachten die volgen op de raamovereenkomst, eventueel na een minicompetitietussen de deelnemers aan de gesloten raamovereenkomst. In het geval van een opdracht met gedeeltenmoet elkgedeelte het voorwerp uitmaken van een formele bestellingbijde opdrachtnemer, zonder dat de opdracht opnieuw in mededinging wordt gesteld. Alle gedeeltenmaken deel uit van één enkele opdrachten er moet een verband tussen de gedeelten bestaan in het licht van hetvoorwerp van de opdracht. Hoewel de inhoud ervan kan verschillen van gedeelte tot gedeelte, moetendeze van tevoren duidelijk worden gedefinieerd. De aanbestedende overheidis verplicht de vaste gedeeltenvan de door hem gesloten overeenkomst te bestellen. Het ontbreken van een formele bestellingvoor de voorwaardelijke gedeeltenheeft tot gevolg dat de opdrachtnemerde diensten in verband met deze gedeeltenniet mag uitvoeren.Het voorwaardelijke gedeeltemag niet verward worden met de optie. Wanneer een opdracht één of meerdere vaste of voorwaardelijke gedeelten omvat,heeft de sluiting van de opdracht betrekking op het geheel van de opdracht, maar is de aanbestedende overheid slechts gebonden voor de vaste gedeelten. De voorwaardelijke gedeelten van hun kant zijn afhankelijk van een specifieke beslissing van de aanbesteder. Deze beslissing wordt ter kennis van de opdrachtnemer gebracht overeenkomstig de nadere regels voorzien in de opdrachtdocumenten.

C. WANNEER MAG MEN GEBRUIK MAKEN VAN EEN OPDRACHT MET GEDEELTEN?

In de wetgeving is voorzien dat deaanbestedende overheidde noodzaak om gedeelten aan te wendenmoet aantonen. De aanbestedende overheidmagdeze mogelijkheid dus slechts gebruiken indien de opdracht dit vereist. Hij magde opdracht niet kunstmatig opdelen indien deze probleemloos in één gedeelte kan worden uitgevoerd.De motieven om gebruik te maken van een opdracht in gedeelten moeten blijken uit het administratief dossier van de aanbestedende overheid.Omwille van de transparantie kan de aanbestedende overheidde motieven die hem ertoe brachten om een opdracht met gedeelten te gebruiken eveneens in de opdrachtdocumenten vermelden.Het isvanbelang erop te wijzen dat de motieven waaromde aanbestedende overheideen opdracht met gedeelten aanwendt niet verward mogen worden met de voorwaarden volgens dewelke de voorwaardelijke gedeelten mogen worden gelicht. Deze laatsten moeten zeer duidelijk uit de opdrachtdocumentenblijken (zie punt E).

D. ECONOMISCH EVENWICHT VAN DE OPDRACHT

De aanbestedende overhedenmoeten erop toezien dat hun opdrachtdocumenten zo wordenopgesteld dat de uitvoering van de opdracht economisch levensvatbaar is voor de ondernemers. De aanbestedende overhedenmoeten dus met name nagaan in hoeverre de vaste kosten van invloed zijn op hetvoorwaardelijke gedeelte. Als de vaste kosten aanzienlijk zijn en zwaar drukken op hetvoorwaardelijke gedeelte, moet de aanbestedende overheidoverwegen of het niet beter is om deze als een afzonderlijke post in en binnen hetvaste gedeelte onder te brengen(bijvoorbeeld een post die betrekking heeft op de werfinstallatie of een post die betrekking heeft op de haalbaarheidsstudie). De aanbestedende overheidheeft immers een beoordelingsmarge bij zijn beslissingom een afzonderlijke postte creëren.

E. OPZET VAN EEN OPDRACHT IN GEDEELTEN?

1. In de wetgeving is voorzien dat deuitvoering van het voorwaardelijk gedeelte de algemeneaard van de opdracht niet mag wijzigen.

2. De clausules die vaste en voorwaardelijke gedeelten vermelden, moeten worden opgesteld in duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige bewoordingen. Deze clausules omschrijven het toepassingsgebied en de aard van de eventuele gevolgen die eruit kunnen voortvloeien, alsook de voorwaarden waaronder ze kunnen worden gebruikt. Het is van belang om bijde uitvoering van een opdrachtmet gedeelten duidelijk het voorwerp van elke gedeelte te omschrijven. Ieder gedeelte moet een coherent geheel vormen en op zichzelf kunnen staan.

Ten slotte moet in de clausule in deopdrachtdocumentendie betrekking heeft op de gedeeltenbepaald worden op welke wijze (aan te wenden communicatiemiddel, tijdsschema, …)de voorwaardelijke gedeeltenin voorkomend geval worden besteld. Een voorwaardelijkgedeeltekan niet zonder termijn hangendeblijven. De opdrachtnemermoet wetendat het gedeelte vanaf een bepaaldmomentniet meer kan worden besteld. Hij zal op dat moment dan ook niet langer gebonden zijn doorzijn offertevoor het deel dat betrekking heeft op het niet-bestelde voorwaardelijke gedeelte.De aanbestedende overheid kan een termijn per gedeelte voorzien, maar hij kan eveneens één enkele termijn voorzien voor de gehele opdracht, waarbij geen enkele gedeelte nog gelicht kan worden bij het overschrijden van deze termijn. Bepaalde andere bijzondere modaliteiten zouden eveneens voorzien kunnen worden omtrent de termijnen, met name omtrent de mogelijkheid om in eenvergoeding te voorzien waarvan sprake in punt F. Bovendien moet de termijn voor het lichten van het gedeelte niet noodzakelijk geformuleerd worden onder de vorm van een datum. In bepaalde gevallen kan het eerder aangewezen zijn te verwijzen naareen periode ofnaar een gebeurtenis. Bijvoorbeeld kan voorzien worden dat een gedeelte niet gelicht zal kunnen worden nadat een periode van drie maand verlopen is na het verkrijgen van de bouwvergunning. Het lichten van eenvoorwaardelijke gedeelte moetin zijn geheeluitgevoerdworden. Het is niet mogelijk om een deel van een gedeeltete bestellen.

3. Bij deraming van de waarde van de opdracht moetrekening worden gehouden met allevaste en voorwaardelijkegedeeltenvan de opdracht.

F. SPECIFIEKE VRAAG:SCHADEVERGOEDING

In sommige gevallen, met name wanneer de gedeeltenzeergespreid zijn over de tijd, kan de aanbestedende overheidvoorzien in een vergoedingssysteem. Dit systeem moet duidelijk worden omschreven in de opdrachtdocumenten. Zo kanbijvoorbeeld een termijn worden vastgesteld voor het lichtenvan het gedeelte zonder vergoedingen een extra periode waarin hetgedeelte nogkan worden gelichttegen betaling van een vergoeding (voor vertraging) die in de opdrachtdocumenten is vastgesteld.Deze periode moet ook in de tijd worden beperkt. De aanbestedende overheidkan eveneens voorzien in een intrekkingsvergoeding voor het geval een voorwaardelijk gedeelteniet wordt besteld.

G. ANALYSE VAN DE OFFERTES

Bij de analyse van de offertes moet de aanbestedende overheid rekening houden met het bestaan van deze gedeelten. Deze laatsten moeten het voorwerp uitmaken van een evaluatie, ofwel op globale wijze,ofwel door middel van een gunningscriterium dat hieromtrent voorzien is in de opdrachtdocumenten.

H. DE GEDEELTEN EN DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT

Tijdens de uitvoering van de opdrachtkunnen zich bepaalde bijzonderheden voordoen in verband met de aanwezigheid van voorwaardelijke gedeelten. Artikel 25, § 2, vierde lid, van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot vaststelling van de algemene uitvoeringsregels bepaalt dat “…de borgtocht gesteld[wordt]per uit te voeren gedeelte.”. De borgtocht zal in verhoudingmoeten staantot het bedrag van het gedeelteenmoet binnen 30 dagen na de lichtingvan het gedeelte worden gesteld.

In de opdrachtdocumentenmoet de aanbestedende overheideen aantal uitvoeringsvoorwaardenopnemen die specifiek zijn voor elk gedeelte. Het is met name raadzaam om een uitvoeringstermijn te voorzien per gedeelte, naast de totale termijn. Ook moet ervoor worden gezorgd dat de betalingsregels verenigbaar zijn met de uitvoering in gedeelten. Een voorwaardelijk gedeeltekan onder dezelfde voorwaarden en op dezelfde voorwaarden als elke andere overheidsopdracht worden beëindigd. De verbreking van de opdrachtbrengtde verbrekingvan de voorwaardelijke gedeelten met zich mee, ongeacht of deze al dan niet zijn besteld.

Bijlage-nuttige regelgeving

Wet van 17 juin 2016 inzake overheidsopdrachten

Opdracht in vaste en voorwaardelijke gedeelten en verlengingsclausules

Art. 57. Wanneer de aanbestedende overheid de noodzaak daartoe aantoont, kan ze een opdracht plaatsen die een of meer vaste gedeelten en een of meer voorwaardelijke gedeelten omvat. Alhoewel de sluiting van de opdracht betrekking heeft op de volledige opdracht, is de aanbestedende overheid enkel gebonden door de vaste gedeelten. De uitvoering van elk voorwaardelijk gedeelte is afhankelijk van een beslissing van de aanbestedende overheid die aan de opdrachtnemer wordt meegedeeld overeenkomstig de in de initiële opdrachtdocumenten bepaalde nadere regels. De uitvoering van het voorwaardelijk gedeelte mag de algemene aard van de opdracht niet wijzigen. Een opdracht kan van bij de sluiting een of meer verlengingen omvatten, overeenkomstig de in de initiële opdrachtdocumenten vermelde nadere regels. De volledige looptijd, met inbegrip van de verlengingen, moet over het algemeen beperkt blijven tot vier jaar na het sluiten van de opdracht. De verlenging mag geen aanleiding geven tot een wijziging van de algemene aard van de opdracht. Dit in dit artikel bedoelde clausules moeten worden opgesteld in duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige bewoordingen. Deze clausules omschrijven het toepassingsgebied en de aard van de eventuele gevolgen die eruit voort kunnen vloeien, alsmede de voorwaarden waaronder ze kunnen worden gebruikt. De Koning kan de nadere regels bepalen voor het gebruik van de opdrachten in vaste en voorwaardelijke gedeelten en verlengingsclausules

Opdracht in vaste en voorwaardelijke gedeelten en verlengingsclausules

Art. 135. De aanbestedende entiteit kan een opdracht plaatsen die een of meer vaste gedeelten en een of meer voorwaardelijke gedeelten omvat. Alhoewel de sluiting van de opdracht betrekking heeft op de volledige opdracht, is de aanbestedende entiteitenkel gebonden doorde vaste gedeelten. De uitvoering van elk voorwaardelijk gedeelte is afhankelijk van een beslissing van de aanbestedende entiteit die aan de opdrachtnemer wordt meegedeeld overeenkomstig de in de initiële opdrachtdocumenten bepaalde nadere regels. De uitvoering van het voorwaardelijk gedeelte mag de algemene aard van de opdracht niet wijzigen.Een opdracht kan van bij de sluiting een of meer verlengingen omvatten, overeenkomstig de in de initiële opdrachtdocumenten vermelde nadere regels. De volledige looptijd, met inbegrip van de verlengingen, moet over het algemeen beperkt blijven tot acht jaar na het sluiten van de opdracht. De verlenging mag geen aanleiding geven tot een wijziging van de algemene aard van de opdracht.De in dit artikel bedoelde clausules moeten worden opgesteld in duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige bewoordingen. Dezeclausules omschrijven het toegangsgebied en de aard van de eventuele gevolgen die eruit voort kunnen vloeien, alsmede devoorwaarden waaronder ze kunnen worden gebruikt.De Koning kan de nadere regels bepalen voor het gebruik van de opdrachten in vaste en voorwaardelijke gedeelten en verlengingsclausules.

Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten in deklassieke sectoren van 18 april 2017

Art. 7. § 1. De geraamde waarde van een opdracht wordt berekend op basis van het totaal te betalen bedrag, zonder belasting over de toegevoegde waarde, zoals geraamd door de aanbestedende overheid. De raming houdt rekening met de duur en de totale waarde van de opdracht en met name met de volgende elementen:…4° alle vaste en voorwaardelijke gedeelten van de opdracht;

Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten in de speciale sectoren van 18 juni 2017

Art. 7. § 1. De geraamde waarde van een opdracht wordt berekend op basis van het totaal te betalen bedrag, zonder belasting over de toegevoegde waarde, zoals geraamd door de aanbestedende entiteit. De raming houdt rekening met de duur en de totale waarde van de opdracht en met namemet de volgende elementen:…4° alle vaste en voorwaardelijke gedeelten van deopdracht;

Wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensieen veiligheidsgebied

Art. 33. § 1. Wanneer de aanbestedende overheid of het overheidsbedrijf de noodzaak daartoe aantoont, kan ze een overheidsopdracht plaatsen die één of meer vaste gedeelten en één of meer voorwaardelijke gedeelten omvat. Hoewel de sluiting van de overheidsopdracht betrekking heeft op de volledige opdracht, is de aanbestedende overheid of het overheidsbedrijf enkel gebonden door de vaste gedeelten. De uitvoering van elk voorwaardelijk gedeelte is afhankelijk van haar beslissing die aan de opdrachtnemer wordt meegedeeld overeenkomstig de in de betreffende opdrachtdocumenten bepaalde modaliteiten.§ 2. Een overheidsopdracht kan van bij de sluiting één of meer verlengingen omvatten,overeenkomstig de in de opdrachtdocumenten bepaalde modaliteiten.De volledige looptijd, met inbegrip van deverlengingen, dient over het algemeen beperkt teblijven tot vier jaar na de sluiting van de opdracht.

Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie-en veiligheidsgebied van 23 januari 2012

Art. 25. De raming van het opdrachtbedrag moet steunen op de totale duur en waarde van de opdracht zoals berekend door de aanbestedende overheid, met inbegrip van:4°alle gedeelten in de zin van artikel 33, § 1, van de wet.

Comments are closed.