Utilisation des applications e-Procurement par les services de l’Etat fédéral

I. INTRODUCTION

A. Généralités et champ d’application ratione personae
La Directive 2004/18/CE du Parlement européen et du Conseil du 31 mars 2004 relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services (1) ci-après dénommée la Directive, s’inscrit dans l’évolution des nouvelles technologies de l’information et de la communication en constant développement et reconnaît l’importance d’également utiliser des moyens électroniques dans les procédures de marchés publics. Dans ce cadre, la Directive est aussi la base juridique d’une série de nouvelles techniques d’achat se déroulant totalement par voie électronique, en particulier le système d’acquisition dynamique et les enchères électroniques.

Conformément à la Directive, la législation en matière de marchés publics actuellement en vigueur, à savoir la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services (2) – ci-après dénommée la loi du 24 décembre 1993 – a été révisée dans le but de permettre l’utilisation de moyens électroniques dans le cadre de procédures de marchés publics.

Dans la nouvelle législation en matière de marchés publics, non encore en vigueur dans sa totalité, à savoir la loi du 15 juin 2006 (3) relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services – ci-après dénommée la loi du 15 juin 2006 -, l’importance de l’utilisation de moyens électroniques dans le cadre des procédures de marchés publics est confirmée et les nouvelles techniques d’achat électroniques acquièrent maintenant aussi une base dans la législation belge.

La présente circulaire est d’application pour les services de l’Etat fédéral visés à l’article 2, 1°, 2° et 4° de la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l’Etat fédéral (4). Ceux-ci comprennent notamment les Services publics fédéraux et de Programmation, les administrations dotées d’une autonomie de gestion mais sans personnalité juridique et les entreprises d’Etat.

Cette circulaire n’est pas d’application pour les services tels que visés à l’article 2, 3°, de la loi précitée du 22 mai 2003, à savoir les organismes d’administration publique dotés de la personnalité juridique, et pour l’application de la présente circulaire en ce compris les organismes publics de sécurité sociale de la catégorie D de la loi du 16 mars 1954, relative au contrôle de certains organismes d’intérêt public et des institutions publiques de sécurité sociale reprises dans l’arrêté royal du 3 avril 1997 portant des mesures en vue de la responsabilisation des institutions publiques de sécurité sociale. Il est cependant fortement recommandé à ces services d’appliquer les mesures contenues dans la présente circulaire.

B. Importance de l’utilisation de moyens électroniques dans le cadre de la politique fédérale d’achats
L’utilisation de moyens électroniques (5) lors de la passation et de l’exécution de marchés publics conduit à une politique d’achats plus efficiente. En effet, l’utilisation de ces moyens réduit non seulement la charge de travail administratif, mais permet aussi d’économiser du temps et de l’argent, de favoriser la concurrence ainsi que d’augmenter la transparence des procédures de marchés publics et ce, pour toutes les parties concernées.

Il y a lieu de souligner que dans le cadre de la présente circulaire on vise par « moyens électroniques » les moyens électroniques qui satisfont à des garanties spécifiques au niveau de l’intégrité et de la confidentialité des données. Les moyens de communication simples comme l’e-mail classique ou le téléfax, qui n’offrent pas ces garanties, sont donc dans ce cadre moins relevants.

Les garanties imposées, aussi bien dans la législation actuelle que dans la nouvelle législation, diffèrent selon la nature de l’information et des pièces qui sont échangées et communiquées au cours de la procédure.

Lorsqu’au cours de la procédure, des pièces écrites, autres que les demandes de participations et les offres, sont échangées par des moyens électroniques, ceux-ci doivent au moins répondre aux exigences prévues selon le cas dans l’article 81ter, § 1er, 1°, de l’arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics – ci-après dénommé arrêté royal du 8 janvier 1996 – ou l’article 6, § 1er, 1°, de l’arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques (6) – dénommé ci-après arrêté royal du 15 juillet 2011.

Cependant, lorsque des moyens électroniques sont utilisés pour l’introduction de demandes de participation ou des offres, ces moyens électroniques doivent encore offrir les garanties supplémentaires prévues par les articles 81ter, § 1er, 2°, et 81quater, § 1er, de l’arrêté royal du 8 janvier 1996, ou les articles 6, § 1er, 2°, et 52, § 1er, de l’arrêté royal du 15 juillet 2011, en fonction de la législation en vigueur (7).

Dans ce cadre, le Service public fédéral Personnel et Organisation a dès lors développé un ensemble d’applications électroniques (ci-après dénommées “les applications e-Procurement”) qui permettent aux entreprises (8) et aux pouvoirs adjudicateurs – tous deux ci-après dénommés “les utilisateurs” – d’organiser, de gérer et de suivre tant la passation des marchés publics que l’exécution de ces marchés de manière électronique. Le processus par lequel les utilisateurs font appel à cet ensemble d’applications et de moyens électroniques pour la passation et l’exécution de leurs marchés publics est appelé “e-Procurement”.

Les mesures décrites dans la présente circulaire ont également un impact sensible au niveau du développement durable, dans le sens qu’une utilisation générale d’e-Procurement fera diminuer fortement la consommation de papier au cours du processus d’achat, aussi bien au sein des pouvoirs adjudicateurs que pour les candidats et les soumissionnaires. En outre, ceci amènera une forte réduction des frais de port et de transport.

Les applications e-Procurement qui pourront être utilisées par les utilisateurs sont :
* e-Notification : cette application offre aux pouvoirs adjudicateurs la possibilité de publier leurs marchés publics de manière électronique au niveau belge et au niveau européen, et de mettre les documents du marché à disposition en ligne. Cette même application permet aux entreprises de prendre connaissance des avis de marchés et de consulter les documents du marché qui s’y rapportent;
* e-Tendering : cette application permet aux entreprises d’introduire des demandes de participation ainsi que des offres par des moyens électroniques et permet aux pouvoirs adjudicateurs d’organiser de manière électronique l’ouverture d’offres;
* e-Awarding : cette application offre un support aux pouvoirs adjudicateurs dans l’exécution de certaines tâches internes (back-office) lors de la procédure, comme l’introduction des critères d’attribution, l’évaluation des offres et l’attribution du marché;
* e-Auction : cette application porte sur l’organisation d’enchères électroniques;
* e-Catalogue : cette application permet de passer des commandes, par le biais d’un catalogue électronique en cas d’accords-cadres “fermés” (9).

C. Objectif et champ d’application ratione tempore de la présente circulaire
En raison de l’importance de l’utilisation de moyens électroniques dans le cadre de la politique fédérale d’achats, les services de l’Etat fédéral visés à l’article 2, 1°, 2° et 4° de la loi précitée du 22 mai 2003 – ci-après dénommés “services de l’Etat fédéral” – sont tenus, lors de la passation et de l’exécution des marchés publics, de mettre en oeuvre les mesures définies au point « II.INSTRUMENTS » de la présente circulaire.

La mise en oeuvre de certaines de ces mesures ne sera toutefois possible qu’à partir de l’entrée en vigueur intégrale de la nouvelle législation en matière de marchés publics (sous l’empire de la loi du 15 juin 2006). Dès lors, la présente circulaire, dans son point « II.INSTRUMENTS », établit une distinction entre, d’une part, les mesures dont la mise en oeuvre est déjà réalisable sous l’actuelle législation (sous l’empire de la loi du 24 décembre 1993) et que les services de l’Etat fédéral doivent avoir mises en oeuvre au plus tard pour le 1er janvier 2013 (10), et, d’autre part, les mesures que les services de l’Etat fédéral devront réaliser dès l’entrée en vigueur intégrale de la nouvelle législation en matière de marchés publics.

II. INSTRUMENTS

A. Mesures à mettre en oeuvre au plus tard pour le 1er janvier 2013 (11)

1. Augmentation de la visibilité de e-Procurement
1.1. Mesure

Les services de l’Etat fédéral ont l’obligation d’informer le public qu’ils utilisent les applications e-Procurement, en particulier e-Notification et e-Tendering, dans le cadre de la passation de leurs marchés publics. A cette fin, ils doivent faire figurer au plus tard le 1er janvier 2013 le logo e-Procurement de manière visible sur leurs portails respectifs et y placer au minimum un lien direct vers l’application e-Notification (https://enot.publicprocurement.be).

Il est en outre recommandé aux services de l’Etat fédéral de placer également sur leurs portails respectifs un lien direct vers l’application e-Tendering (https://eten.publicprocurement.be) (12).

1.2. Finalité
La mise en oeuvre de cette mesure contribue à faire connaître les applications e-Procurement auprès des pouvoirs adjudicateurs et des entreprises dans le cadre d’une procédure de marchés publics. Une certaine familiarité avec les applications encourage les entreprises à en faire effectivement usage. Le succès de e-Procurement passe dès lors nécessairement par une augmentation de sa visibilité.

2. Autorisation de l’introduction électronique de demandes de participation et d’offres
2.1. Cadre réglementaire

Les législations en matière de marchés publics (l’actuelle (13) et la nouvelle (14)) offrent déjà la possibilité au pouvoir adjudicateur d’autoriser l’utilisation de moyens électroniques pour l’échange, au cours de la procédure, de pièces écrites autres que des demandes de participation et des offres. Ces législations habilitent le pouvoir adjudicateur, dans le cadre de l’introduction de demandes de participation et/ou d’offres, à décider lui-même pour chaque marché d’accepter ou d’imposer l’utilisation de moyens électroniques (15). La condition pour ce faire est toutefois qu’il doit mentionner sa décision dans les documents du marché. En l’absence d’une telle mention, l’utilisation de moyens électroniques est interdite.

Il convient néanmoins de faire une distinction entre, d’une part, les demandes de participation et les offres qui sont rédigées avec des moyens électroniques mais qui sont introduites par courrier ou sur un support (par exemple, une offre qui est enregistrée sur un support matériel informatique comme un CD, un DVD, une clé USB) et, d’autre part, les demandes de participation et les offres qui sont non seulement rédigées mais aussi introduites par des moyens électroniques (16).

La mesure définie sous 2.2. vise l’autorisation de demandes de participation et d’offres qui sont non seulement rédigées avec des moyens électroniques mais qui sont aussi introduites grâce à ceux-ci.

2.2. Mesure
A partir du 1er janvier 2013, tout service de l’Etat fédéral autorisera l’introduction d’offres par des moyens électroniques en cas de procédures ouvertes. Il en va de même pour les demandes de participation et les offres dans le cadre de procédures restreintes et de procédures négociées avec publicité ainsi que pour le dialogue compétitif.

Etant donné que, dans l’application e-Notification, l’invitation à présenter une offre dans le cadre des procédures restreintes et des procédures négociées avec publicité se fait actuellement sous la forme d’un “simple” e-mail, il est conseillé à chaque service de l’Etat fédéral à titre transitoire de confirmer le même jour par courrier recommandé cette invitation à présenter une offre en mentionnant toutes les données que cette invitation doit au moins contenir. Cette solution transitoire pourra être abandonnée dès que l’application e-Notification sera en mesure d’envoyer cette invitation de façon électronique avec la même force probante que l’envoi recommandé.

Un an après la mise en oeuvre de cette mesure, le SPF Personnel & Organisation examinera le rapport entre le nombre de demandes de participation et d’offres introduites sur support électronique ou sous forme papier et le nombre de demandes de participation et d’offres introduites via des moyens électroniques. Il analysera les résultats et en fera rapport au Conseil des ministres qui, en fonction de ces résultats, décidera quand la prochaine phase pourra être lancée. Cette phase ultérieure est celle au cours de laquelle les services de l’Etat fédéral seront tenus d’imposer aux entreprises l’utilisation de moyens électroniques pour l’introduction de demandes de participation et d’offres (voir également point IV – Monitoring).

2.3. Finalité
L’obligation d’autoriser les demandes de participation et les offres introduites par le biais de moyens électroniques constitue un instrument important dans la mise en oeuvre d’une politique fédérale d’achats plus efficiente (cf. point I.B. de la présente circulaire). Cette mesure vise aussi à instruire les services de l’Etat fédéral quant à la manière dont ils doivent appliquer l’article 81quater, § 2, de l’arrêté royal du 8 janvier 1996 ou l’article 52, § 2, de l’arrêté royal du 15 juillet 2011, selon la législation en vigueur.

Cette mesure est par ailleurs essentielle afin de préparer les entreprises à l’éventuelle décision future de contraindre tous les services de l’Etat fédéral à imposer aux entreprises l’utilisation des moyens électroniques pour l’introduction de demandes de participation et d’offres. Elles doivent en effet avoir la possibilité d’acquérir les connaissances et l’expérience nécessaires en la matière.

Dans l’intervalle, les entreprises conserveront toutefois la possibilité d’introduire les demandes de participation et les offres concernées sous forme papier lorsque le pouvoir adjudicateur n’a pas imposé l’utilisation de moyens électroniques (17).

3. Sensibilisation des entreprises et des pouvoirs adjudicateurs à l’introduction électronique de demandes de participation et d’offres
3.1. Mesure 1 : information et sensibilisation
Chaque service de l’Etat fédéral a l’obligation à partir du 1er janvier 2013 de communiquer aux entreprises des informations sur l’utilisation des moyens électroniques pour l’introduction des demandes de participation et des offres. En outre, il doit sensibiliser les entreprises et les encourager à effectivement introduire leurs demandes de participation et leurs offres par le biais de moyens électroniques.

3.1.1. Appui
Pour la mise en oeuvre de cette mesure, les services de l’Etat fédéral peuvent obtenir l’appui du SPF Personnel & Organisation par le biais de manuels et de check-lists qui sont mis à disposition sur le site web www.publicprocurement.be, ainsi que du helpdesk du service e-Procurement. Par ailleurs, ils peuvent recevoir gratuitement une formation spécifique dispensée par le SPF Personnel & Organisation, pour autant que ces services n’aient pas déjà bénéficié de ce type de formation.

3.2. Mesure 2 : sensibilisation spécifique par le SPF Personnel & Organisation
A partir du 1er janvier 2013, le SPF Personnel & Organisation sensibilisera spécifiquement les entreprises par le biais d’une campagne de communication, des manuels spécialement destinés aux entreprises et des sessions d’information gratuites (calendrier consultable sur www.publicprocurement.be). De plus, le SPF Personnel & Organisation offre déjà actuellement un appui aux pouvoirs adjudicateurs fédéraux (e.a. au moyen de sessions d’information, helpdesk, checklists, manuels et formations organisées via l’Institut de Formation de l’Administration fédérale).

4. Placement en ligne des documents du marché sur e-Notification
4.1. Mesure

Pour toutes les procédures ouvertes, chaque service de l’Etat fédéral placera à partir du 1er janvier 2013 ses documents du marché en ligne sur l’application e-Notification (18), ou placera sur cette application un lien électronique donnant un accès libre, direct, immédiat et complet à ces documents.

Pour les procédures restreintes, les procédures négociées avec publicité et le dialogue compétitif, la même mesure est d’application et ce, aussi bien dans le cadre de l’introduction d’une demande de participation que dans le cadre de l’introduction des offres.

En ce qui concerne les documents du marché qui permettent aux entreprises sélectionnées d’introduire une offre dans le cadre des procédures restreintes, des procédures négociées avec publicité et du dialogue compétitif (19), il est conseillé à chaque service de l’Etat fédéral – et ce, pour les mêmes raisons que celles visées au point II., A., 2.2. de la présente circulaire – d’avertir par courrier recommandé les entreprises sélectionnées de la mise en ligne de ces documents du marché sur l’application e-Notification (ou via un lien électronique) le jour même de leur mise à disposition.

4.2. Finalité
Cette mesure donne aux entreprises un accès libre, direct, immédiat et complet aux documents du marché, ce qui augmente leur degré de participation et optimalise par conséquent l’efficience de la politique d’achats.

5. Utilisation du “Free Market” pour certaines procédures négociées sans publicité
5.1. Contexte

Au sein de l’application e-Notification, le “Free Market” est un environnement spécifique dans lequel les pouvoirs adjudicateurs peuvent publier volontairement des marchés publics qui ne sont soumis à aucune obligation de publicité. De tels marchés sont alors publiés au moyen d’un formulaire d’avis simplifié (Formulaire F50 – Avis simplifié de marché) et sont donc exclusivement publiés sur l’application e-Notification. Par ailleurs, le “Free Market” admet également que des pouvoirs adjudicateurs, même sans une telle publication optionnelle de ses marchés publics, acquièrent un aperçu de toutes les entreprises qui se sont enregistrées dans l’application e-Notification sous un ou plusieurs codes CPV (20) dont l’objet correspond au besoin à satisfaire du pouvoir adjudicateur.

5.2. Mesure
A partir du 1er juillet 2013, les services de l’Etat fédéral consultent les entreprises de leur choix au moyen de l’environnement “Free Market” si les conditions suivantes sont remplies :
1° il s’agit d’un marché passé par procédure négociée sans publicité sur la base de l’article 17, § 2, 1°, a), de la loi du 24 décembre 1993 (21), et;
2° la valeur estimée du marché dépasse le montant, T.V.A. incluse, fixé à l’article 15, § 1er, 3°, c), de l’arrêté royal du 16 novembre 1994 (22) relatif au contrôle administratif et budgétaire ou fixé dans l’arrêté destiné à remplacer celui-ci sous l’empire de la loi du 15 juin 2006.
L’article 15, § 1er, 3°, c), de l’arrêté royal du 16 novembre 1994 relatif au contrôle administratif et budgétaire fixe actuellement le montant à 31.000 euros, T.V.A. incluse.

Un pouvoir adjudicateur peut inviter tant des entreprises qui sont déjà enregistrées dans l’application e-Notification que des entreprises qui ne sont pas encore enregistrées dans l’application e-Notification. En outre et ce dans le cadre d’une publication ouverte (23), chaque entreprise qui consulte le “Free Market” peut consulter les documents du marché.

5.2.1. Exception
Ne sont pas soumis à l’obligation formulée sous 5.2., les marchés publics pour lesquels il peut être démontré que, en raison de leur nature ou des circonstances, il est impossible d’organiser la consultation des entreprises via l’environnement “Free Market” au sein de l’application e-Notification.

5.3. Finalité
La législation (24) offre au pouvoir adjudicateur la possibilité de passer un marché par procédure négociée sans publicité si la dépense à approuver ne dépasse pas 67.000 euros H.T.V.A. (25) et, à l’avenir, 85.000 (26) euros H.T.V.A. (27). Un pouvoir adjudicateur doit cependant veiller, même lors de la passation de marchés au moyen de cette procédure, à ce que la concurrence soit suffisamment effective et que l’égalité de traitement vis-à-vis des entreprises soit garantie. L’environnement “Free Market” de l’application e-Notification permet de faire respecter ces principes fondamentaux également dans le cas de passation de marchés de faible valeur.

B. Mesures à mettre en oeuvre à partir de l’entrée en vigueur intégrale de la nouvelle législation en matière de marchés publics

1. Autorisation de l’introduction électronique de demandes de participation et d’offres
1.1. Mesure

A partir de l’entrée en vigueur intégrale de la nouvelle législation en matière de marchés publics, la mesure visée au point II, A, 2.2. de la présente circulaire sera, à côté des procédures qui sont déjà mentionnées dans ce point, également applicable en cas de procédure négociée directe avec publicité.

2. Placement en ligne des documents du marché sur e-Notification
2.1. Mesure

A partir de l’entrée en vigueur intégrale de la nouvelle législation en matière de marchés publics, la mesure visée au point II, A, 4.1. de la présente circulaire sera, à coté des procédures qui sont déjà mentionnées dans ce point, également applicable en cas de procédure négociée directe avec publicité.

3. Utilisation d’enchères électroniques (28)
3.1. Cadre légal

L’article 3, 14°, de la loi du 15 juin 2006 définit les enchères électroniques comme étant le processus itératif, applicable à des fournitures et services d’usage courant, selon un dispositif électronique de présentation de nouveaux prix, revus à la baisse ou de nouvelles valeurs (29) portant sur certains éléments des offres, qui intervient après une première évaluation complète des offres, permettant que leur classement puisse être effectué sur la base d’un traitement automatique.

L’article 30 de la loi du 15 juin 2006 prévoit que le pouvoir adjudicateur peut, en procédure ouverte, restreinte ou négociée dans les cas visés à l’article 26, § 1er, 1°, e), et § 2, 1°, a), de la loi susmentionnée, faire précéder l’attribution du marché d’une enchère électronique pour autant que les spécifications du marché puissent être établies de manière précise et que cela concerne des marchés de fournitures ou de services d’usage courant. Dans les mêmes conditions, l’enchère électronique peut être utilisée lors de la remise en concurrence des parties à un accord-cadre, ainsi que pour les marchés passés dans le cadre d’un système d’acquisition dynamique.

Alors que la loi du 15 juin 2006 autorise l’enchère en procédure ouverte, restreinte ou négociée (30) l’arrêté royal du 15 juillet 2011 pose la condition que le prix soit le seul critère d’attribution. Ceci revient en pratique à réserver l’enchère à la seule procédure de l’adjudication (31). Il est donc pour l’heure exclu que l’appréciation du critère portant sur le prix dans le cadre d’un appel d’offres puisse faire l’objet d’une enchère électronique.

3.2. Mesure
A partir de l’entrée en vigueur intégrale de la nouvelle législation en matière de marchés publics, tout service de l’Etat fédéral qui désire organiser une enchère électronique utilisera exclusivement l’application e-Auction, telle qu’elle a été développée par le SPF Personnel & Organisation.

3.3. Finalité
Les enchères électroniques ont l’avantage spécifique d’augmenter directement la concurrence. Si les services de l’Etat fédéral étaient autorisés à organiser les enchères électroniques sur une plateforme d’enchères électroniques au choix, cet avantage serait en grande partie annihilé. En effet, les entreprises seraient alors obligées de se familiariser avec le fonctionnement spécifique et les caractéristiques propres d’une quantité de plateformes d’enchères, alors que le succès de e-Procurement est justement déterminé par, notamment, le degré de familiarisation de l’entreprise avec les applications e-Procurement (cf. point II, A., 1.2. de la présente circulaire). Il est donc essentiel que pour l’organisation d’enchères électroniques, les services de l’Etat fédéral utilisent la même plateforme.

Le service e-Procurement du SPF Personnel & Organisation agira donc en tant que centre d’expertise technique en matière d’enchères électroniques et accompagnera les services de l’Etat fédéral « sur mesure » en cette qualité, lorsque ceux-ci souhaiteront organiser une enchère électronique.

4. Utilisation de e-Catalogue
4.1. Cadre légal

L’article 32 de la loi du 15 juin 2006 donne aux pouvoirs adjudicateurs la possibilité de conclure des accords-cadres. Un accord-cadre est défini à l’article 3, 15°, de cette même loi comme l’accord conclu entre un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs ou entreprises publiques et un ou plusieurs entrepreneurs, fournisseurs ou prestataires de services ayant pour objet d’établir les termes régissant les marchés à passer au cours d’une période donnée, notamment en ce qui concerne les prix et, le cas échéant, les quantités envisagées. C’est sur la base de l’accord-cadre conclu que les marchés subséquents sont ensuite passés conformément aux termes fixés aux articles 137 et 138 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011.

Par ailleurs, l’article 2, 4°, de la loi du 15 juin 2006 donne un ancrage légal au principe de la centrale de marchés. Cette dernière peut, en tant que pouvoir adjudicateur, conclure des accords-cadres de travaux, de fournitures ou de services destinés à des pouvoirs adjudicateurs, à des entreprises publiques ou à des entités adjudicatrices. En vertu de l’article 15 de la loi du 15 juin 2006, un pouvoir adjudicateur qui recourt à une centrale de marchés est dispensé de l’obligation d’organiser lui-même une procédure de passation.

Etant donné que l’application e-Catalogue permet de mettre à disposition de toutes les parties et bénéficiaires des catalogues et des listes de prix de manière électronique dans le contexte d’accords-cadres et de passer commande par la même voie, il est imposé aux services de l’Etat fédéral de mettre en oeuvre les mesures ci-dessous.

4.2. Mesure 1 : placement de listes de prix et de catalogues sur l’application e-Catalogue
A partir de l’entrée en vigueur intégrale de la nouvelle législation en matière de marchés publics, tout service de l’Etat fédéral doit mettre les listes de prix et les catalogues à disposition de manière électronique sur l’application e-Catalogue pour chaque accord-cadre qu’il a conclu, en tant que centrale de marchés, avec un seul entrepreneur, un seul fournisseur ou un seul prestataire de services et pour lequel les marchés concernés sont attribués à cet entrepreneur, ce fournisseur ou ce prestataire de services selon les conditions fixées dans l’accord-cadre. Cette mesure ne vaut que dans la mesure où le placement des listes de prix et des catalogues sur l’application e-Catalogue est techniquement possible.

Afin d’éviter que pour chaque commande, les documents relatifs à la procédure d’attribution ne doivent être présentés à l’Inspecteur des Finances, la centrale de marchés ne place les catalogues avec listes de prix sur l’application e-Catalogue qu’après qu’elle ait reçu l’avis favorable de l’Inspecteur des Finances accrédité auprès la centrale de marchés (ou de l’Inspecteur des Finances accrédité auprès du SPF Personnel & Organisation). Cette mesure vaut aussi bien pour la première version du catalogue et de la liste de prix après la conclusion de l’accord-cadre avec le participant que pour les versions adaptées qui sont chargées sur l’application e-Catalogue suite à une modification de la gamme de produits ou de services ainsi que suite à des adaptations de prix qui sont la conséquence d’une révision de prix sur la base de la formule de révision de prix reprise dans le cahier spécial des charges. Lors du chargement de chaque catalogue et/ou liste de prix sur l’application e-Catalogue, la version à charger est validée par une personne au sein de l’administration à laquelle appartient la centrale de marchés. Lors de la validation de chaque version sur l’application e-Catalogue, cette personne vérifiera si, pour la version concernée, l’avis favorable de l’Inspecteur des finances a été obtenu. Cette personne ne pourra procéder à la validation que dans le cas d’un avis favorable de l’Inspecteur des Finances. Le processus qui sera suivi lors de la finalisation et du chargement des catalogues et listes de prix (avec indication de l’identité des personnes qui seront impliquées lors de ce processus), doit avoir reçu l’avis favorable de l’Inspecteur des Finances, avant que le chargement des documents sur l’application e-Catalogue puisse être entamé pour l’accord-cadre en question. Cette obligation vaut également pour chaque modification du processus ou des personnes impliquées lors de ce processus.

4.2.1. Finalité
L’application e-Catalogue permet au pouvoir adjudicateur de générer des statistiques correctes pour chaque accord-cadre. Cette mesure s’avère donc essentielle pour réaliser une politique d’achats plus efficiente.

4.3. Mesure 2 : exclusivité de la plateforme e-Catalogue
A partir de l’entrée en vigueur intégrale de la nouvelle législation en matière de marchés publics, les services de l’Etat fédéral qui utilisent Fedcom devront introduire exclusivement via cette plateforme toutes les commandes passées sur la base d’un e-Catalogue comme défini sous 4.2. et pour lesquelles il est techniquement possible de mettre à disposition par voie électronique sur l’application e-Catalogue les listes de prix ainsi que les catalogues.

4.3.1. Finalité
Cette mesure est nécessaire pour que la liaison avec un système comme Fedcom garantisse le traitement électronique complet de la commande de manière efficiente.

5. Utilisation de e-Awarding
5.1. Contexte
L’application e-Awarding offre au pouvoir adjudicateur un support pour certaines tâches internes (“Back-office”) dans le cadre de la passation d’un marché public (notamment la définition des (sous)-critères d’attribution, l’évaluation des offres, l’attribution et la conclusion du marché).

Un pouvoir adjudicateur peut ainsi élaborer de manière automatique les documents obligatoires dans le cadre d’un marché et ce, sur la base de templates rédigés à l’avance et sur la base de l’évaluation des offres.

5.2. Mesure 1 : analyse des données
Une fois la nouvelle législation en matière de marchés publics intégralement entrée en vigueur et au plus tard pour le 1er janvier 2014, le SPF Personnel & Organisation fournira un état de la situation des services de l’Etat fédéral qui utilisent déjà l’application e-Awarding, ou qui réalisent leurs évaluations manuellement, ou qui utilisent leur propre système.

5.3. Mesure 2 : lancement
A partir de l’entrée en vigueur intégrale de la nouvelle législation en matière de marchés publics, le SPF Personnel & Organisation lancera l’application e-Awarding sur base volontaire, auprès des services de l’Etat fédéral qui ne disposent pas encore d’une telle application ou désirent organiser des marchés publics au moyen d’un système d’acquisition dynamique (32).

III. MARCHES PUBLICS QUI SONT PASSES SUR LA BASE DE LA LOI DU 13 AOUT 2011 – LOI RELATIVE AUX MAR CHES PUBLICS ET A CERTAINS MARCHES DE TRAVAUX, DE FOURNITURES ET DE SERVICES DANS LES DOMAINES DE LA DEFENSE ET DE LA SECURITE

A l’exception des chapitres A.5 (Free Market) et B.4 (e-catalogue), les mesures de la présente circulaire sont, par analogie, d’application aux marchés publics qui sont passés en vertu de la loi du 13 août 2011 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services dans les domaines de la défense et de la sécurité;

Quant aux dispositions spécifiques applicables à ces marchés, il est référé à l’arrêté royal du 23 janvier 2012 relatif à la passation des marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services dans les domaines de la défense et de la sécurité et à l’arrêté royal du 24 janvier 2012 fixant l’entrée en vigueur de la loi du 13 août 2011 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services dans les domaines de la défense et de la sécurité, ainsi que les règles relatives à la motivation, à l’information et aux voies de recours concernant ces marchés.

Cette loi et ces arrêtés royaux sont parus au Moniteur belge du 1er février 2012.

IV. MONITORING

Le SPF Personnel & Organisation est chargé de rédiger un rapport trimestriel reprenant au minimum les indicateurs ci-dessous, tant au niveau global que ventilés par service de l’Etat fédéral, et de le transmettre au Collège des Présidents de comité de direction des Services publics fédéraux et des Services publics fédéraux de Programmation, au Collège des Administrateurs généraux des Institutions publiques de Sécurité sociale, au Collège des dirigeants des Organismes d’intérêt public ainsi qu’au Service des Marchés publics du SPF Chancellerie du Premier Ministre.

Le Ministre et le Secrétaire d’Etat compétents pour la Fonction publique et le cabinet ministériel restreint recevront ces informations à la même fréquence.
Liste minimale à partir du 1er janvier 2013 :
* le nombre de marchés publiés sur e-Notification;
* le nombre de marchés publiés sur e-Notification dans le cadre desquels des offres électroniques ont été acceptées;
* le rapport moyen entre le nombre d’offres transmises par des moyens autres qu’électroniques et le nombre d’offres introduites par des moyens électroniques;
* le nombre moyen d’offres introduites par marché publié dans e-Notification.
Liste minimale à partir de l’entrée en vigueur de la nouvelle législation en matière de marchés publics :
* le nombre total de commandes passées sur les accords-cadres téléchargés dans e-Catalogue;
* l’identité des candidats et soumissionnaires;
* le montant total commandé via les accords-cadres téléchargés dans e-Catalogue.

V. ENTREE EN VIGUEUR
La présente circulaire entre en vigueur le 1er janvier 2013 (33).
_______
Notes
(1) J.O.U.E., L 134, 30 avril 2004, p. 114.
(2) Moniteur belge, 22 janvier 1994, p. 1308.
(3) Moniteur belge, 15 février 2007, p. 7355.
(4) Moniteur belge, 3 juillet 2003, p. 35883
(5) Tant la législation relative aux marchés publics actuelle que la nouvelle législation définissent un “moyen électronique” d’une façon presque identique comme “un moyen utilisant des équipements électroniques de traitement, y compris la compression numérique, et de stockage de données, et utilisant la diffusion, l’acheminement et la réception par fils, par radio, par moyens optiques ou par d’autres moyens électromagnétiques”. Voyez l’article 81bis, 2°, de l’arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics (Moniteur belge, 26 janvier 1996, p. 1523) – et dénommé ci-après “arrêté royal du 8 janvier 1996” – et l’article 3, 20°, de la loi du 15 juin 2006.
(6) Moniteur belge, 9 août 2011, p. 44862.
(7) L’article 81quater, § 1er, dernier alinéa, de l’arrêté royal du 8 janvier 1996, ou 52, § 1er, dernier alinéa, de l’arrêté royal du 15 juillet 2011 – en fonction de la législation en vigueur – établit encore une distinction supplémentaire dans les garanties à apporter. Sont ainsi distingués le cas des moyens électroniques utilisés pour la rédaction de demandes de participation ou d’offres et le cas des offres rédigées avec des moyens électroniques qui sont, en outre, déposées via des moyens électroniques. Voir dans cette optique également le point II., A, 2, de la présente circulaire y compris la note infrapaginale n° 15.
(8) A savoir, dans le contexte de la présente circulaire, toute personne physique ou morale, toute entité publique ou groupement de ces personnes ou organismes offrant respectivement la réalisation de travaux ou d’ouvrages, des fournitures ou des services sur le marché (article 2, 5°, de la loi du 15 juin 2006).
(9) Un accord-cadre « fermé » au sens de la présente circulaire est un accord-cadre conclu avec un participant et pour lequel les procédures d’attribution seront limitées à la passation de commandes auprès du participant sur la base des conditions de l’accord-cadre.
(10) Excepté la mesure reprise sous le point II.A.,5.2., de la présente circulaire dont la mise en oeuvre n’est requise qu’à partir du 1er juillet 2013.
(11) Voir toutefois note infrapaginale n° 10.
(12) Il en va de même pour l’application e-Catalogue (https://ecat.publicprocurement.be) ainsi que pour les applications e-Awarding et e-Auction (https://eaward.publicprocurement.be) lorsque les mesures visées aux points II., B. 2, 3 et 4 devront être mises en oeuvre.
(13) Article 81ter, § 3, de l’arrêté royal du 8 janvier 1996.
(14) Article 6, § 3, de l’arrêté royal du 15 juillet 2011.
(15) Pour ce qui concerne l’actuelle législation en matière de marchés publics, voir article 81quater, § 2, de l’arrêté royal du 8 janvier 1996; pour ce qui concerne la nouvelle législation en matière de marchés publics, voir l’article 52, § 2, de l’arrêté royal du 15 juillet 2011.
(16) Pour une explication plus approfondie, voyez le rapport au Roi de l’arrêté royal du 15 juillet 2011.
(17) Ne pas imposer l’utilisation de moyens électroniques pour l’introduction des demandes de participation et des offres implique qu’un pouvoir adjudicateur se verra potentiellement confronté, à partir du 1er janvier 2013, à un processus papier et à un processus électronique.
(18) Ceci toutefois uniquement, dans la mesure où l’application e-Notification rend techniquement possible la mise à disposition de ces documents du marché.
(19) Dans ce dernier cas, l’article 114, § 1er, de l’arrêté royal du 15 juillet 2011 stipule : “Le pouvoir adjudicateur invite simultanément et par écrit chaque participant dont une ou plusieurs solutions ont été retenues, à remettre une offre finale pour une ou plusieurs des solutions retenues qu’il a présentées”.
(20) Common Procurement Vocabulary – Voyez le Règlement (CE) n° 213/2008 de la Commission du 28 novembre 2007 modifiant le Réglement (CE) n° 2195/2002 du Parlement européen et du Conseil relatif au vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV) et les Directives 2004/17/CE et 2004/18/CE du Parlement européen et du Conseil relatives aux procédures en matière de marchés publics, en ce qui concerne la révision du CPV.
(21) Ou l’article 26, § 1er, 1°, a), de la loi du 15 juin 2006 lors de l’entrée en vigueur de la nouvelle législation.
(22) Moniteur belge, 17 janvier 1995, p. 1.062.
(23) Une ‘publication ouverte’ est une publication sur e-Notification que chaque personne peut consulter librement, sans qu’elle doive d’abord remplir certaines formalités.
(24) L’article 17, § 2, 1°, a), de la loi du 24 décembre 1993, ou l’article 26, § 1er, 1°, a), de la loi du 15 juin 2006 selon la législation applicable.
(25) Il s’agit du seuil prévu par la loi du 24 décembre 1993 et fixé par l’arrêté royal du 8 janvier 1996. Attention : pour les marchés de services de la catégorie 8 de l’annexe II, A, et pour ceux de la catégorie 21 de l’annexe II, B, de la loi du 24 décembre 1993, le montant correspond toutefois au seuil européen, dans ce cas fixé actuellement à 200.000 euros. Pour les marchés de services de la catégorie 6 de l’annexe II, A, de la loi du 24 décembre 1993, ce montant correspond également au seuil européen, dans ce cas fixé actuellement à 130.000 euros.
(26) Il s’agit du seuil prévu par la loi du 15 juin 2006 et fixé par l’arrêté royal du 15 juillet 2011. Attention : pour les marchés de services de la catégorie 8 de l’annexe II, A, et pour ceux repris dans l’annexe II, B, de la loi du 15 juin 2006, le montant correspond toutefois au seuil européen, dans ce cas fixé actuellementà 200.000 euros. Pour les marchés de services de la catégorie 6 de l’annexe II, A, de la loi du 15 juin 2006, ce montant correspond également au seuil européen, dans ce cas fixé actuellement à 130.000 euros.
(27) A propos des seuils de 67.000 et 85.000 euros : il s’agit en particulier des montants mentionnés respectivement dans l’article 120, premier alinéa, de l’arrêté royal du 8 janvier 1996 et dans l’article 105, § 1er, de l’arrêté royal du 15 juillet 2011.
(28) Ce chapitre ne concerne pas les enchères électroniques dans le cadre d’un système d’acquisition dynamique.
(29) L’article 30, dernier alinéa, de la loi du 15 juin 2006 confère au Roi le pouvoir de définir les conditions dans le cadre desquelles il est possible d’utiliser une enchère électronique. Ces conditions sont fixées aux articles 130 à 135 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011. Conformément à l’article 130 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011, une enchère électronique est dès lors limitée à l’amélioration du seul prix. Dès lors, les termes « ou de nouvelles valeurs » à l’article 3, 14°, de la loi du 15 juin 2006 restent jusqu’à nouvel ordre sans objet.
(30) Dans les cas visés à l’article 26, § 1er, 1°, e), et § 2, 1°, a), de la loi du 15 juin 2006.
(31) En théorie se présente également l’hypothèse de l’utilisation de l’enchère, pour autant que le prix soit le seul critère d’attribution, en procédure négociée dans les cas visés à l’article 26, § 1er, 1°, e, et § 2, 1°, a, de la loi du 15 juin 2006. Cette hypothèse devrait toutefois se rencontrer rarement en pratique.
(32) Articles 3, 13°, et 29 de la loi du 15 juin 2006.
(33) Les marchés publics et les marchés publiés avant cette date d’entrée en vigueur ou pour lesquels, à défaut de publication d’un avis, l’invitation à présenter une candidature ou à remettre offre est lancée avant cette date, demeurent soumis aux dispositions réglementaires en vigueur au moment de l’avis ou de l’invitation.

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